ทำความรู้จักกับ Franchise Operations Manual

คุณรู้จัก Operation Manual บ้างรึยัง?

ผู้ประกอบธุรกิจหลายแห่งให้ความสนใจกับการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual) แล้ว Work Manual ต่างกับ Operation Manual ตรงที่ว่า Work Manual คือ เส้นทางการทำงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ ซึ่งจะระบุขั้นตอนและรายละเอียดของกระบวนการ ต่างๆ มักจะจัดทำขึ้นสำหรับงานที่มีความซับซ้อน หลายขั้นตอน และเกี่ยวข้องกับหลายคน

ส่วน Operation Manual นั้นคือ คู่มือการใช้ที่อธิบายการทำงาน และขั้นตอนต่างๆ ของระบบงานในแต่ละขั้นตอน เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียนรู้ และปฏิบัติเพื่อใช้เครื่องมือที่เรียกว่า คู่มือการดำเนินงานร้าน หรือ Operation Manual

ซึ่งเครื่องมือนี้จะทำให้การทำงานในร้านมีระบบการทำงานที่ดี เป็นไปอย่างราบรื่น และมีมาตรฐานที่เหมือนกันทุกครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อตัวเจ้าของกิจการไม่ได้ยืนอยู่ตรงนั้น Operation Manual เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการทำธุรกิจแฟรนไชส์ เนื่องจากคู่มือปฏิบัติงานแฟรนไชส์ นั้นเปรียบเสมือนพิมพ์เขียวของระบบงานทั้งหมด (The blueprint of the system) ซึ่งเป็นมาตรฐานการปฏิบัติงานของธุรกิจที่แฟรนไชส์ซี (Franchisee) ใช้ปฏิบัติตาม

ดังน้ันเจ้าของกิจการที่อยากจะขายแฟรนไชส์จำเป็นต้องเรียนรู้ และเขียนคู่มือปฏิบัติงานให้ถูกต้องครบถ้วน เพื่อให้แฟรนไชส์ซีนำไปใช้ปฏิบัติตาม ดังน้ัน Operation Manual เป็นคู่มือปฏิบัติงานระบบแฟรนไชส์ เป็นเครื่องมือช่วยในการขาย เป็นเครื่องมือในการฝึกอบรม ฯลฯ
 

ประโยชน์ของ Operation Manual ให้ธุรกิจก้าวหน้า คือ

1. ช่วยให้ขยายกิจการได้ไม่จำกัด แม้ว่าจะมีการขยายสาขาเพิ่ม แต่มาตรฐานการทำงานเหมือนกัน ทุกแห่ง ซึ่งยุทธศาสตร์สำคัญ คือ การทำ Operation Manual มาใช้กับธุรกิจซึ่งการดำเนินงานของธุรกิจทุกแห่ง จะต้องปฏิบัติตามร้านต้นแบบที่ได้พิสูจน์ความสำเร็จมาแล้ว
2. สร้างมาตรฐานระบบงาน ปัญหาความไม่คงเส้นคงวาของธุรกิจเนื่องจากกิจการขาดมาตรฐาน ซึ่ง Operation Manual จะช่วยสร้างระบบมาตรฐาน และรักษาคุณภาพสินค้า และบริการให้สม่ำเสมอได้
3. ทำงานได้ง่ายขึ้นการจัดทำคู่มือ จะเป็นตัวช่วยให้การทำงานและการแก้ปัญหาต่างๆ ง่ายขึ้น
4. ลดปัญหาในการทำงานขณะที่ทำงานอยู่นั้น เมื่อพบปัญหาพนักงานจะสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยปฏิบัติตามที่คู่มือ Operation Manual แนะนำซึ่งจะมีกระบวนการขั้นตอนในการทำงานแต่ละรายละเอียดงานบันทึกเอาไว้
5. ทำให้ไม่เหนื่อย เพราะ Operation Manual อธิบายขั้นตอนการทำงาน หากมีรูปภาพแสดงขั้นตอนการทำงาน จะช่วยให้การถ่ายทอดวิธีการทำงานไว้แล้วในคู่มือ พนักงาน / บุคลากรเป็นชาวต่างชาติ อ่านภาษาไทยไม่ออก จะสามารถเข้าใจในขั้นตอนการทำงานได้
6. เป็นทรัพย์สินทางปัญญา Operation Manual คือ ทรัพย์สินทางปัญญาที่มีค่า มีราคา ตามกฎหมายลิขสิทธิ์ผู้ที่ก๊อปปี้ไปหาประโยชน์โดยไม่ได้รับอนุญาตจากเจ้าของลิขสิทธิ์ย่อมมีความผิดตามกฎหมาย

 

ทำไมธุรกิจต้องทำ Operation Manual?

ปัญหาของผู้ประกอบการธุรกิจส่วนใหญ่ โดยเฉพาะธุรกิจแฟรนไซส์ คือ การที่ต้องสอนวิธีการทำงานให้กับพนักงานซ้ำๆ ขาดการรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้น พนักงานมีรูปแบบการปฏิบัติงานที่ต่างกันไปตามประสบการณ์ ความสามารถ และการตัดสินใจ ซึ่งส่งผลต่อมาตรฐานของธุรกิจทั้งสิ้น
 

ด้วยเหตุนี้ทำไมธุรกิจต้องทำ Operation Manual เพื่อเป็นแนวทางการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ

1. ทำให้เกิดมาตรฐานเดียวกันทุกสาขา (Standard Maintenance)
การบริหารสาขาที่มีมาก จะทำอย่างไรให้ลูกค้าได้รับสินค้าและบริการที่ได้มาตรฐานเดียวกันในทุกสาขา ซึ่งการทำคู่มือเป็นเครื่องมือสำคัญใน การควบคุมคุณภาพของการจัดการแต่ละสาขาทุกตำแหน่งงานในสาขาปฏิบัติงานในแบบเดียวกัน

2. ทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น (Increase Efficiency)
การสร้างคู่มือ Operation Manual เป็นวิธีที่จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพการทำคู่มือ จะช่วยให้เกิดการเรียนรู้อย่างรวดเร็วทำให้ผู้ที่่ไม่มีทักษะหรือประสบการณ์สามารถทำตามได้ง่าย และผลลัพธ์ไม่ต่างกับผู้มีทักษะ หรือประสบการณ์ การให้การเรียนรู้อย่างเป็นระบบทำให้พนักงานสามารถทำงานทดแทนกันได้

3. เป็นศูนย์รวม Know-how ที่จำเป็น (Essential Know-how Center)
คู่มือ Operation Manual เป็นแหล่งรวม Know-how ของบุคคลทุกแผนก หน้าที่ความรับผิดชอบในส่วนงานนั้นๆ จนสะสมกลายเป็นประสบการณ์ที่กลั่นออกมาเป็น Know-how ให้ผู้อื่นปฏิบัติตามได้ง่าย

4. ลดปัญหาซ้ำๆ ของการปฏิบัติงาน (Reduce Operational Problems)
ธุรกิจที่ไม่มีระบบคู่มือที่ชัดเจน ส่งผลให้การบริหารจัดการธุรกิจไม่ได้มาตรฐาน และอาจเกิดปัญหา อาทิ ปัญหาการร้องเรียนจากลูกค้าเป็นต้น

5. ช่วยลดต้นทุน (Reduce Costs)
คู่มือจะระบุถึงวิธีการสั่งซื้อสินค้า และแหล่งประจำในการจัดซื้อเมื่อมีการสั่งซื้อมาก จะสามารถต่อรองเรื่องราคามากขึ้นจะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถลดต้นทุนสินค้า และบริการได้

6. เป็นเครื่องมือสร้างการเติบโต (Business Tool)
ในคู่มือได้ระบุ Know-how ความสำเร็จของธุรกิจที่ผู้อื่นสามารถปฏิบัติตามได้โดยง่ายกล่าวคือ ผู้อื่นสามารถเปิดธุรกิจในรูปแบบเดียวกัน กลุ่มลูกค้าเดียวกันได้ เกิดการขยายสาขาอย่างเป็นระบบ ทำให้ธุรกิจเกิดการเติบโตขึ้นได้ง่าย

7. เพิ่มทักษะใหม่ๆ ทางเทคโนโลยีได้ (Increase Technology Skills)
เมื่อกิจการมีการอัพเดตระบบการทำงานใหม่ๆ สามารถเพิ่มเติมเนื้อหาในคู่มือ เพื่อให้พนักงานเรียนรู้ทักษะให้เท่าทันกับเทคโนโลยี เมื่อพนักงานมีทักษะการทำงานเพิ่มขึ้นจะส่งผลต่อผลประกอบการที่เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

Operation Manual เป็นหัวใจสำคัญที่กิจการต้องจัดทำเนื้อหาเพื่อให้ทุกคนสามารถปฏิบัติงานไปในทิศทางเดียวกันทุกสาขา